Choix de la méthode d'importation
Il existe 2 méthodes pour insérer vos données clients dans l'application Flokon :
Manuellement dans l'application
Cette méthode consiste à utiliser la fonctionnalité de création de client pour créer chacun de vos clients. C'est simple à faire, mais cela peut prendre un temps considérable lorsque vous avez beaucoup de clients à créer.
Importation d'un fichier Excel (Recommandé)
Cette méthode consiste à télécharger notre gabarit (fichier de base) et à le remplir pour ensuite le téléverser à l'aide de la fonctionnalité d'importation. Cette méthode permet notamment de partir plus facilement d'une exportation d'un autre logiciel ou de votre base de données Excel.
Assurez-vous de mettre une ligne dans le fichier par occupant.
La première ligne du gabarit est un exemple, veuillez la supprimer.
Structure de données
Client
Un client est la personne ou la compagnie avec qui vous avez un ou plusieurs contrats. Un client peut être lié à plusieurs points de services (adresses).
Points de services
Un point de service est toujours lié à un seul client. Le point de service correspond au lieu où le déneigement sera effectué. Il est toujours lié à une adresse. L'adresse sera géolocalisée, ce qui signifie que la position exacte (longitude et latitude) sera calculée, et qu'elle pourra être représentée sur une carte. C'est ainsi que l'application détermine si un point de service doit être alerté ou non lorsqu'un secteur est en alerte. Un point de service est lié à plusieurs occupants.
Occupants
Les occupants correspondent aux personnes devant être alertées lorsque le point de service est en alerte. Ils doivent avoir un numéro de téléphone associé et une méthode de communication (SMS ou appel).
3 Méthodes d'importations
Repartir à neuf
Lors de cette importation, tous vos dossiers actuels sont d'abord supprimés sans tentative de fusion, ce qui est pratique si le système source est à jour. Ainsi, les modifications faites uniquement dans Flokon mais non répliquées dans les fichiers externes seront perdues.
Fusionner et supprimer le reste
Cette méthode commence par l'importation de vos dossiers, suivie d'une tentative de fusion avec ceux de Flokon. Elle implique la suppression des dossiers qui ne figurent pas dans le fichier d'importation.
Fusionner et conserver le reste
Cette méthode importe d'abord vos dossiers, puis tente une fusion entre les dossiers externes et ceux de flokon. Tout les dossiers qui ne sont pas dans votre fichier d'importation seront supprimé. Vous ne pouvez pas importer plusieurs fichiers avec cette méthode.
Colonnes du gabarit Excel
Prénom: Prénom de l'occupant.
Nom: Nom de l'occupant
Téléphone*: Le numéro de l'occupant à alerter. Uniquement 10 chiffres (ex : 000-000-0000)
SMS/Appel*: Type d'alerte. `SMS` ou `appel`
Adresse*: Adresse complète. (ex : 999 Rue exemple, Québec, QC, G1P 0A0) Il est possible de mettre plusieurs occupants à la même adresse. Assurez-vous d'avoir une adresse valide. Correspond à l'endroit ou le service aura lieu
Adresse Ligne 1: Numéro de rue et rue
Ville
Code postal
Notes: Notes internes sur l'occupant
Identifiant du client:Peut être par exemple un numéro de client ou son nom. Doit être unique. Si laissé vide, l'adresse sera utilisée.
- Même valeur pour l'identifiant client
- Même valeur pour le point de service (même adresse)
- Prénom, Nom et Numéro différents sur chaque lignes pour chaques locataires
- Identifiant séparé entre chaque résidences
- Une seule adresse par résidence
- Prénom, Nom, et numéro différents sur chaque ligne pour chaque habitants inscrit (Le mari, la femme, les enfants, colocataires, etc)
- Même valeur pour le client
- Une adresse par condo si les condos sont dans des immeubles séparés, sinon on peut mettre la même adresse
- Prénom, Nom et Numéro différents sur chaque lignes pour chaques locataires