Une fois que vous avez créé un contrat, il est essentiel de l'envoyer au client pour qu'il puisse le consulter, l'accepter, ou le refuser. Il existe deux méthodes principales pour envoyer un contrat : par courriel ou de manière manuelle. Chacune de ces méthodes a ses avantages et répond à des besoins spécifiques.
L'envoi par courriel est la méthode la plus pratique et la plus interactive pour envoyer un contrat à un client. Voici les étapes à suivre :
Sélectionner le Contrat
Dans la liste des contrats, sélectionnez le contrat que vous souhaitez envoyer.
Envoyer le Contrat
Cliquez sur Envoyer. Un courriel sera alors automatiquement envoyé au client, contenant un lien vers le contrat.
Zone Client
Le client recevra un courriel contenant un lien vers une page web, que nous appelons la Zone Client. Dans cette zone, le client peut :
Consulter le Contrat : Le client peut lire les termes et conditions du contrat.
Accepter le Contrat : Si le client accepte le contrat, il peut le faire directement depuis la Zone Client.
Refuser le Contrat : Si le client refuse le contrat, il peut indiquer une raison pour son refus.
Autorisation de Données : Le client peut également donner son consentement pour l'utilisation de ses données conformément à la loi 25.
Modifier les Occupants : Une fois le contrat accepté, le client peut modifier les informations relatives aux occupants du point de service associé au contrat.
Suivi du Contrat : Vous pouvez suivre l'activité du client, notamment voir quand il a consulté le contrat, s'il l'a accepté ou refusé. Une fois accepté, le contrat sera mis à jour automatiquement.
L'envoi manuel est une alternative utile lorsque vous ne disposez pas de l'adresse courriel du client. Voici comment procéder :
Sélectionner le Contrat
Dans la liste des contrats, sélectionnez le contrat que vous souhaitez envoyer.
Imprimer le Contrat
Cliquez sur Imprimer. Le contrat sera généré et ouvert dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Préparation du Contrat pour l'Envoi Postal
Imprimez le contrat depuis cet onglet. Le document est conçu pour s'intégrer parfaitement dans une enveloppe avec fenêtre, de manière à ce que l'adresse du client soit déjà visible au bon endroit. Vous n'avez plus qu'à ajouter un timbre et le contrat est prêt à être posté.
Collecte d'Informations Supplémentaires
Le contrat papier inclut un espace où le client peut renseigner son adresse courriel. Cela vous permettra de lui envoyer ses futurs contrats par courriel, simplifiant ainsi les procédures pour les prochaines fois.
Envoi par Courriel : Offre une meilleure interaction et permet de suivre l'état du contrat en temps réel, tout en facilitant l'obtention d'autorisations nécessaires et la mise à jour des informations client. C'est aussi généralement beaucoup plus rapide.
Envoi Manuel : Utile en l'absence de coordonnées numériques, tout en permettant de récupérer ces informations pour un usage futur.
Ces deux méthodes d'envoi vous offrent la flexibilité nécessaire pour gérer les contrats selon les préférences et les situations de vos clients.
